J’ai commencé à utiliser ChatGPT-4o pour améliorer mes feuilles de calcul (voici comment)

Microsoft Excel est un tableur incroyablement puissant. Il possède tellement de fonctionnalités que la plupart d’entre nous touchent à peine les côtés de ce dont il est capable. Une partie de la raison pour laquelle nous ne profitons pas pleinement de toutes ses fonctionnalités est que nous ne savons pas comment les utiliser, ou ne savons même pas qu’elles existent. Ce site contient à lui seul une centaine d’articles ou de posts de forum relatifs à Excel.

L’IA peut-elle aider ? Eh bien, il s’avère que c’est possible. Grâce à ChatGPT, il est possible non seulement d’obtenir des instructions sur la façon d’obtenir des résultats spécifiques dans Excel, mais le chatbot IA peut même créer pour vous des feuilles de calcul Excel entières, contenant des tableaux, des graphiques et des formules très complexes. Ça peut aussi intégrer avec Google Drive et Microsoft One Drive pour l’accès au cloud. Voici neuf façons dont ChatGPT peut améliorer vos feuilles de calcul.

1. ChatGPT offre un meilleur moyen d’intégrer vos données dans des feuilles de calcul

Une feuille de calcul n’est rien sans données, mais importer de grandes quantités de données dans Excel peut être un processus long et frustrant. ChatGPT peut rendre ce processus beaucoup plus simple, en aidant vos feuilles de calcul à devenir meilleures et plus utiles.

Vous pouvez demander à ChatGPT de créer un fichier Excel à partir de n’importe quel fichier. Si vous disposez d’un fichier Word contenant une liste d’employés, par exemple, vous pouvez demander à ChatGPT de créer un nouveau fichier Excel contenant la liste des employés avec des colonnes Nom, Prénom et Poste. Après un peu de traitement, ChatGPT devrait apparaître avec un lien vers votre nouveau fichier.

Vous pouvez également récupérer les données des sites Web si vous le souhaitez. Si vous disposez d’une page Web contenant des données que vous souhaitez utiliser dans votre feuille de calcul, enregistrez simplement la page Web, téléchargez le fichier sur ChatGPT en cliquant sur l’icône en forme de trombone, puis demandez à ChatGPT de créer un fichier Excel en utilisant les données du fichier enregistré. Par exemple, j’ai pu créer une feuille de calcul répertoriant tous les monarques britanniques et les années de leur règne, tirée directement de Wikipédia.

Si vous disposez de copies papier des données que vous devez ajouter à Excel, ChatGPT peut également le faire. Prenez simplement une photo et téléchargez-la dans ChatGPT. Il utilisera l’OCR pour extraire le texte et créer votre feuille de calcul. Vous devrez être assez explicite sur la façon dont vous souhaitez que les données dans vos feuilles de calcul soient présentées, sinon ChatGPT prendra sa décision et les résultats ne seront pas toujours optimaux.

2. ChatGPT peut nettoyer vos données Excel pour rendre vos feuilles de calcul meilleures et plus efficaces

L’un des problèmes liés à l’importation de données à partir d’autres sources est que vous risquez de vous retrouver avec des données inutiles ou un désordre de formats différents. ChatGPT est utile pour nettoyer vos données.

Par exemple, vous pouvez demander à ChatGPT de rechercher et de supprimer toutes les lignes de données en double de votre feuille de calcul. Vous pouvez également demander à ChatGPT de supprimer toutes les lignes pour lesquelles certaines données manquent, de supprimer toutes les lignes vides ou de lui demander de supprimer tout code HTML de vos données.

3. Trier vos données dans Excel

Excel dispose d’outils qui vous permettent de trier vos données comme vous le souhaitez, mais si tout cela vous semble trop d’effort, vous pouvez simplement demander à ChatGPT de le faire pour vous. Par exemple, j’ai demandé à ChatGPT de trier ma liste de monarques britanniques par ordre de règne le plus long. Ce n’était pas anodin, car les données comportaient deux colonnes avec le début du règne et la fin du règne, donc faire cela manuellement aurait impliqué la création d’une nouvelle colonne avec la durée totale du règne, puis un tri sur cette colonne. ChatGPT a fait tout cela pour moi et a affiché une nouvelle feuille de calcul avec les données dans l’ordre que j’ai demandé, y compris une nouvelle colonne indiquant la durée totale du règne.

4. ChatGPT vous aide à créer de meilleures feuilles de calcul avec la mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de repérer des modèles ou des duplications dans vos données. ChatGPT peut le faire pour vous, vous aidant à créer des feuilles de calcul encore meilleures. Vous pouvez demander des règles de mise en forme conditionnelle assez complexes qui peuvent nécessiter la création de plusieurs règles de mise en forme conditionnelle, et ChatGPT fera tout le travail à votre place.

Par exemple, j’ai demandé à ChatGPT de mettre en évidence tous les monarques qui avaient le même prénom dans la même couleur, en précisant que tous les monarques qui n’avaient pas d’autre monarque portant un nom correspondant ne devaient pas être formatés. Il a fallu environ trois secondes à ChatGPT pour générer exactement ce que j’avais demandé.

5. Création de formules Excel

Nous avons tous eu ce moment frustrant où nous avons créé une formule incroyable pleine de fonctions au sein de fonctions, mais lorsque nous appuyons sur Entrée, un message apparaît indiquant qu’il y a une erreur quelque part parmi toutes ces parenthèses et virgules.

ChatGPT peut vous aider en créant vos formules pour vous, soit à insérer manuellement, soit en les ajoutant directement dans des fichiers Excel.

J’ai essayé cela avec ma liste de monarques et j’ai demandé à ChatGPT de créer une formule qui calculerait la durée du règne de la rangée actuelle, comparerait cette durée à tout autre monarque portant le même prénom et afficherait « règne le plus long » suivi du le prénom du monarque s’il s’agit de l’Edward qui a régné le plus longtemps, par exemple.

Le résultat était une formule très complexe utilisant des fonctions telles que FIND, LEFT et MAX, et elle faisait exactement ce que je voulais. En faisant glisser la formule sur toutes les autres rangées, j’ai pu voir instantanément quel Henry a régné le plus longtemps, quel Richard, et ainsi de suite. Créer cette formule moi-même aurait presque certainement impliqué au moins une faute de frappe qui m’a arraché les cheveux.

6. Analyser vos données Excel

Le but même d’Excel est de vous permettre d’analyser vos données, et ChatGPT rend cela encore plus facile. Pour commencer, vous pouvez télécharger un fichier Excel puis demander à ChatGPT de l’analyser pour vous. Par exemple, donnez-lui une feuille de calcul des chiffres de ventes, et ChatGPT peut vous dire quel vendeur a les meilleures performances en fonction de mesures spécifiques, des ventes moyennes par représentant et bien plus encore.

Les tableaux croisés dynamiques sont l’un des outils les plus puissants d’Excel pour analyser les données, mais certains utilisateurs débutants ou même intermédiaires d’Excel peuvent trouver ces tableaux un peu intimidants. ChatGPT peut les créer pour vous ; tout ce que vous avez à faire est de télécharger le fichier, d’indiquer à ChatGPT quelles données vous souhaitez inclure dans votre tableau croisé dynamique et ce que vous souhaitez que le tableau croisé dynamique affiche, et les tableaux seront automatiquement générés.

7. Création de graphiques de vos données Excel

Il est difficile de repérer les tendances dans une énorme feuille de données, mais il est beaucoup plus facile de repérer les tendances dans des graphiques. ChatGPT peut créer des graphiques pour vous en fonction des instructions que vous lui donnez.

Par exemple, avec ma liste de monarques, j’ai demandé à ChatGPT de créer un diagramme circulaire affichant le règne total en fonction du prénom du monarque. En quelques instants, j’ai eu un graphique qui montrait que, d’après mes données, 36 % du temps, un Henry était aux commandes.

Créer moi-même ce graphique aurait impliqué d’utiliser des formules pour trouver la durée totale du règne des monarques portant le même prénom, puis d’utiliser ces nouvelles données pour créer mon diagramme circulaire. ChatGPT a tout fait pour moi.

8. Laisser ChatGPT améliorer vos feuilles de calcul avec des macros Excel personnalisées

Lorsque j’ai commencé à jouer avec ce qu’Excel pouvait faire et que j’ai découvert que vous pouviez utiliser Visual Basic dans les macros Excel, j’ai fait ce que tout geek qui se respecte ferait et j’ai créé une macro qui générerait une grille de lettres quatre par quatre. comme dans une partie de Boggle. La macro était exécutée par un gros bouton à côté de la grille qui générait une nouvelle grille de lettres à chaque fois que vous appuyiez dessus. Il m’a fallu un certain temps pour comprendre comment tout faire, notamment pour m’assurer que la distribution des lettres correspondait à celle des dés Boggle, mais j’étais très satisfait de mon travail.

J’ai lancé le même défi à ChatGPT et il a immédiatement créé le code VBA que je devais ajouter à ma macro pour générer la grille de lettres. Il a trouvé et utilisé la distribution de lettres Boggle standard, et bien qu’il n’ait pas pu le faire directement, il m’a donné les instructions pour activer le mode développeur et créer le bouton pour générer une nouvelle grille.

Juste pour être effronté, j’ai essayé de demander à ChatGPT de reformater les cellules pour les rendre carrées, leur donner une bordure jaune et masquer tout autre quadrillage, ce qui était la dernière étape de la création de ma feuille de calcul boggle originale, et après quelques efforts pour la convaincre. pour ce faire, ChatGPT a finalement réussi à reproduire ce qui m’avait pris beaucoup, beaucoup plus de temps à créer dans ma jeunesse.

9. Vous apprendre à exceller

L’un des dangers de l’IA qui peut faire toutes ces choses puissantes est que nous n’apprenons jamais comment les faire nous-mêmes et que nous devenons dépendants de la technologie pour tout faire à notre place. La beauté de l’IA, cependant, c’est qu’elle peut aussi être un excellent professeur.

Vous pouvez demander à ChatGPT de vous donner des instructions sur la façon de trier vos données, plutôt que de lui demander de les trier pour vous, et il le fera. Les instructions sont faciles à suivre et expliquent généralement pourquoi vous devez suivre chaque étape.

ChatGPT peut même générer des exemples de données avec lesquelles vous pouvez jouer. Par exemple, vous pouvez lui demander de générer des données aléatoires que vous pouvez utiliser pour en savoir plus sur les tableaux croisés dynamiques, et il les générera pour vous et vous guidera à travers différentes manières d’analyser ces données avec des tableaux croisés dynamiques. Si vous cherchez à améliorer vos compétences sur Excel, ChatGPT peut être un outil d’apprentissage très utile.

ChatGPT, Excel et l’application Mac

Toutes les méthodes ci-dessus fonctionneront en utilisant ChatGPT via l’application Web. Vous devrez peut-être utiliser votre téléphone pour certaines choses, comme prendre des photos de copies papier des données que vous souhaitez importer dans Excel, mais le reste est possible via votre navigateur.

La nouvelle application ChatGPT pour Mac rend cependant certaines choses un peu plus faciles. Premièrement, cela facilite l’extraction de ChatGPT en premier lieu. Appuyez simplement Alt+Espace et une fenêtre d’invite ChatGPT apparaît, comme une version plus intelligente de Spotlight.

Deuxièmement, l’application native vous permet non seulement de télécharger des fichiers, mais également de prendre une photo à l’aide de votre webcam ou de votre iPhone via Continuity Camera. Vous pouvez également prendre une capture d’écran de n’importe quelle application ouverte, même si elle n’est pas actuellement affichée sur l’écran de votre Mac, puis en parler à ChatGPT.

Un autre avantage est que la fenêtre ChatGPT survole la fenêtre sur laquelle vous travaillez. Si vous souhaitez utiliser un exemple donné par ChatGPT, vous pouvez le maintenir en survol de l’application Excel pendant que vous travaillez, ce qui signifie que vous ne basculez pas constamment entre Excel et votre navigateur. Même si vous avez réduit votre navigateur et l’avez fait glisser devant l’application Excel, chaque fois que vous interagissez avec Excel, la fenêtre de votre navigateur disparaît derrière l’application, mais l’application ChatGPT native reste toujours au premier plan, tout en vous permettant d’interagir avec l’application. Application Excel derrière.

ChatGPT n’est pas parfait

Il y a ici une dernière mise en garde. ChatGPT n’est pas parfait. Il peut commettre et fera des erreurs. Si vous créez une feuille de calcul pour votre réunion du conseil d’administration qui décide de la stratégie future de l’ensemble de votre entreprise, cela vaut probablement la peine de vérifier trois fois tout ce que ChatGPT crée, ou de demander à ChatGPT de vous apprendre comment atteindre votre objectif, plutôt que de simplement demander à ChatGPT de le faire. Fais le pour toi.

Cela dit, c’est un outil assez incroyable qui peut vous aider à obtenir les résultats Excel que vous souhaitez beaucoup plus rapidement que vous ne le pourriez autrement. Avec de nouvelles fonctionnalités à venir, telles que la possibilité d’interroger ce que ChatGPT peut voir sur votre écran, cela ne fera que devenir plus utile.