Le processus de paie peut être compliqué. C’est un aspect que de nombreux propriétaires de petites entreprises ne savent pas gérer, et souvent ils le négligent ou l’externalisent sans faire pleinement la recherche. S’il n’est pas administré correctement, le résultat final peut être des coûts plus élevés et des pertes potentielles pour l’entreprise, surtout si tous les impôts ne sont pas calculés correctement.

Dans ce guide, nous allons couvrir un aspect important de la paie : ce que vous devez faire pour rendre le processus rentable.

Qu’est-ce que la paie ?

Cela va au-delà de la simple gestion des salaires de votre personnel. Dans une entreprise, cette fonction comprend le traitement de la paie, la gestion, le reporting et les responsabilités fiscales.

Les entreprises en ont besoin car c’est à la fois une obligation légale et réglementaire ; les entreprises doivent se conformer aux lois nationales, fédérales et internationales sur la paie.

Intégration de vos systèmes

Ce n’est jamais rentable si vous utilisez différents logiciels et systèmes pour vos fonctions de paie. S’ils fonctionnent séparément et n’ont aucun moyen de se connecter, vous perdrez du temps et de l’argent. Il y aura plus de saisie manuelle, les données seront inutilement dupliquées, et il y aura un risque accru d’erreur en conséquence.

Si vous allez en ligne, vous découvrirez qu’il existe des moyens de rationaliser le processus. Grâce à solutions logicielles de paie, vous pouvez désormais accéder à des plateformes RH qui se synchronisent automatiquement entre elles. Vous pouvez intégrer de manière transparente votre paie dans vos plates-formes comptables existantes et profiter de cycles de paie illimités, et configurer plusieurs calendriers et taux de rémunération.

Externalisation

Il se peut que vous n’ayez pas suffisamment de ressources ou de connaissances pour superviser le processus de paie de votre entreprise. Dans ce cas, l’externalisation est une option viable. Vous pouvez déléguer l’intégralité du processus ou des aspects limités uniquement, selon vos besoins et votre budget. Si vous externalisez tout, votre prestataire de paie calculera et retiendra les impôts, préparera les chèques de paie et soumettra des formulaires au nom de tous vos employés.

L’externalisation temporaire peut bien fonctionner lorsqu’une employée part en congé de maternité ou quitte temporairement son emploi pour cause de maladie. Bien que vous deviez payer la société externe pour ses services, cela pourrait être considéré comme un investissement. En échange de leur aide, vous seriez libre de vous concentrer sur la réduction des coûts de l’entreprise et de devenir plus productif et compétitif.

Comparer les prix

Afin d’économiser de l’argent pour votre entreprise, il est toujours important de rechercher les meilleures offres. Cela s’applique aux logiciels et systèmes que vous utilisez et aux tiers qui les prennent en charge. Il est sage de magasiner pour les meilleurs tarifs et forfaits. Si vous êtes lié par un contrat, vous ne pouvez peut-être rien faire. Une fois celui-ci expiré (ou s’il n’y a pas de lien avec votre arrangement actuel), rendez-vous en ligne pour trouver les meilleures offres sur paie Logiciel.

Consultez également les alternatives possibles à toute entreprise pour laquelle vous avez également externalisé vos fonctions de paie. Les entreprises sont toujours à la recherche de nouvelles façons d’être compétitives et, grâce aux innovations modernes, elles sont souvent en mesure d’offrir plus et moins cher.

Mener une formation continue

Il est essentiel que votre équipe RH soit entièrement formée à son arrivée et reçoive régulièrement des cours de recyclage et des mises à jour. Cela peut aider à garantir que votre personnel est tenu à jour et qu’il a la possibilité de développer de nouvelles compétences. Le résultat net serait une équipe de paie gérée plus efficacement, moins d’erreurs et des économies d’argent plus importantes.

Assurez-vous de bien documenter vos processus. S’ils sont sur l’ordinateur et stockés dans le cloud, tout le monde peut y accéder, et il sera plus facile de garder les informations à jour et cohérentes.

Maintenir la conformité

Il est essentiel que l’impôt soit calculé correctement et que les déclarations soient soumises avec exactitude et à temps avec le IRS; sinon, votre entreprise pourrait être pénalisée financièrement et, dans le pire des cas, vous pourriez être fermée.

Heureusement, certains logiciels modernes calculent et classent automatiquement les charges sociales pour vous. Cela garantit la conformité de l’entreprise et vous protège des chocs désagréables lors des audits.

Laissez les employés comprendre leurs responsabilités

Si votre personnel tarde à soumettre ses feuilles de temps, cela pourrait réduire l’efficacité de votre processus de paie. La même chose s’applique s’ils ont changé de compte bancaire mais ne vous l’ont pas dit. Si vous créez une culture d’entreprise où tout le monde travaille en tandem, il y aura ainsi moins de gaspillage d’argent.

Comme vous pouvez le constater, une entreprise peut prendre de nombreuses mesures pour se protéger du gaspillage d’argent sur la masse salariale. Si le processus est rationalisé, le personnel est formé et les systèmes sont bons, vous pouvez profiter des avantages et vous concentrer sur d’autres domaines de votre entreprise.