Les réunions virtuelles des équipes de travail sont une activité fréquente dans toutes les organisations. Ceux-ci sont très bénéfiques car ils augmentent la productivité et l’interaction entre les collaborateurs d’une entreprise. De plus, Klaxoon est l’espace idéal pour créer des solutions, suivre des projets, fraterniser et prendre des décisions importantes pour l’entreprise. Voici quelques-uns des meilleurs conseils pour organiser un réunion virtuelle.

Comment organiser une réunion virtuelle efficace ? Voici quelques conseils:

Choisissez un programme approprié

Avant de démarrer une réunion, il est important de choisir le logiciel de visioconférence le mieux adapté aux besoins de l’équipe. Il existe plusieurs outils tels que Google Meet, Zoom, Skype et Klaxoon entre autres. Pensez à choisir le plus adapté pour éviter les problèmes de communication.

Encouragez l’utilisation de l’appareil photo

L’engagement des participants est essentiel pour qu’ils restent actifs, prêtent attention à la réunion et ne soient pas distraits par d’autres tâches comme consulter leurs e-mails ou surfer sur Internet. Il est important d’allumer la caméra pour donner plus de confiance à l’équipe, participer de manière responsable et suivre le rythme de la réunion.

Allumez le micro si nécessaire

Lors des réunions, il faut essayer de garder le micro éteint pendant qu’une personne parle pour éviter les bruits gênants et contribuer ainsi à la transmission d’un message clair et compréhensible pour tous. Nous pouvons activer l’audio lorsque nous allons participer ou lorsqu’on nous le demande.

Ayez toujours un agenda

Préparer un ordre du jour (et s’y tenir) est crucial pour avoir des réunions efficaces. Vous devez faire correspondre la longueur de l’ordre du jour à la durée de la réunion. Ne surchargez pas le planning. L’ordre du jour doit se concentrer sur les sujets qui présentent un réel intérêt pour la réunion.

Commencez à l’heure

Votre emploi du temps a une heure de début. En raison des différentes activités que les membres de l’équipe doivent réaliser, il se peut que certains soient en retard à la réunion. Ne vous sentez pas obligé d’attendre que tout le monde se connecte avant de commencer la réunion. Si vous retardez continuellement l’heure de début d’une réunion, vous inciterez vos collègues à arriver de plus en plus tard.

Lorsque vous commencez chaque réunion à l’heure, vous transmettez l’importance de la ponctualité. Cela montre également aux clients que vous appréciez leur temps.

Soumettre les matériaux à l’avance

Assurez-vous d’envoyer tous les documents au moins cinq jours avant la réunion. Les points tels que l’ordre du jour, les procès-verbaux des réunions précédentes, les états financiers, les rapports des membres, les rapports du personnel et tout autre document peuvent être envoyés à ceux qui sont invités à la réunion et qui doivent prendre une décision.

Avoir une réunion avec un objectif clair

Il est important d’expliquer pourquoi et pourquoi la réunion a été convoquée. De même, il est nécessaire que les collaborateurs de l’équipe connaissent l’agenda et les sujets qui seront abordés ce jour-là, ainsi que le temps estimé pour les traiter. De cette façon, nous montrons du respect pour le temps des autres et leurs activités.

Utiliser les ressources visuelles

Selon Visme, les entreprises consacrent au moins 10 % de leur budget global à l’information visuelle. Une réunion peut être beaucoup plus dynamique si nous utilisons des ressources visuelles telles que des diapositives, des images, des graphiques et même des vidéos. Cela aidera à comprendre les sujets de la conversation plus clairement et de manière didactique. Il est nécessaire d’examiner les informations avant de les partager.

Avoir un calendrier de groupe

La planification des réunions à l’avance aidera les collaborateurs de l’entreprise à anticiper leurs activités et à les faire avancer ou à les terminer rapidement pour pouvoir y assister. En connaissant le jour et l’heure exacts de la visioconférence, nous pouvons planifier et organiser efficacement notre semaine.

Créer un enregistrement de réunion

La mémoire est fragile, il est donc recommandé de préparer un document avec tous les accords conclus lors de la réunion et les idées proposées par les collaborateurs. Dans le cas de moments de camaraderie, la visioconférence peut être enregistrée pour avoir une trace de ce qui a été fait avec l’équipe de l’entreprise.