Éditeur : Robert (Bob) Steele – Jane Clark

Prix : 109 $

Durée du cours :

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Langue du cours : Anglais

La description

Récemment mis à jour avec BEAUCOUP de contenu ajouté.

Comprend un livre électronique téléchargeable dans plusieurs formats afin que vous puissiez l’ouvrir sur votre tablette ou Kindle – Formats (EPUB, MOBI, PDF).

Ce cours est un excellent complément pour les étudiants ou toute personne qui souhaite apprendre la comptabilité et avoir quelque chose à laquelle ils peuvent se référer à l’avenir. Udemy fournit généralement un accès à vie au cours.

De nombreux étudiants en comptabilité ne reçoivent pas de livre physique, ils peuvent se garder de leur école, et même s’ils le faisaient, les informations pourraient devenir obsolètes. Les étudiants qui veulent un outil de référence utile qu’ils peuvent conserver et qui peut être mis à jour plus facilement qu’un manuel bénéficieront d’une ressource comme celle-ci.

La comptabilité financière est un GRAND sujet et n’est pas quelque chose qui peut être bien fait en 5, 10 ou 20 heures de contenu, comme vous pouvez le voir ailleurs. Nous aborderons la théorie comptable parce que la théorie et les concepts sont ce qu’est la comptabilité. Nous devons apprendre la théorie afin de pouvoir faire les ajustements appropriés dans le monde réel. Les procédures d’apprentissage sans comprendre la théorie nous rendront inflexibles et incapables de nous adapter à un environnement en constante évolution. Nous apprendrons la théorie pendant que nous les appliquerons aux procédures.

La comptabilité financière est de format relativement normalisé. En d’autres termes, la plupart des institutions comptables aborderont à peu près les mêmes sujets, souvent dans le même ordre. Nous vous suggérons de rechercher un manuel de comptabilité standard, de vérifier l’index et de comparer les sujets aux cours que vous envisagez d’acheter. Nous pensons que ce cours répondra parfaitement aux besoins de tous ceux qui souhaitent apprendre la comptabilité financière.

Voici une liste de sujets par section:

Section SEC 1 Introduction à la comptabilité, au système de comptabilité en partie double et à l’enregistrement des transactions à l’aide de débits et de crédits

Section SEC 2 – Enregistrement des entrées d’ajustement de fin de période

Section SEC 3 – Enregistrement des inscriptions de clôture

Section SEC 4 – Transactions de marchandisage – Transactions impliquant des stocks

Section SEC 5 – Hypothèses de flux de coûts d’inventaire (FIFO, LIFO, méthodes de moyenne pondérée)

Section SEC 6 – Grands livres auxiliaires et journaux spéciaux

Section SEC 7 – Rapprochements bancaires et contrôles internes de trésorerie

Section SEC 8 – Comptes clients – Méthode de déduction et méthodes de radiation directe

Section SEC 9 – Méthodes d’amortissement et immobilisations corporelles

Section SEC 10 – Comptabilité de la paie

Section SEC 11 – Comptabilité des partenariats

Section SEC 12 – Comptabilité des sociétés

Section SEC 13 – Obligations à payer, effets à payer et passif à long terme

Section SEC 14 – État des flux de trésorerie

Le cours commencera par les bases et travaillera tout au long des sujets de comptabilité financière généralement couverts dans un programme de premier cycle.

Tout d’abord, nous décrirons ce qu’est la comptabilité financière et les objectifs de la comptabilité financière. Nous apprendrons comment fonctionne le système de comptabilité en partie double en l’appliquant à l’équation comptable. En d’autres termes, nous utiliserons une équation comptable pour enregistrer les transactions financières à l’aide d’un système comptable à double entrée.

Nous apprenons bien tous les sujets en faisant des présentations et en appliquant ensuite les compétences en utilisant des problèmes de pratique Excel. Si vous ne savez pas comment naviguer dans Excel, c’est OK. Nous utiliserons des feuilles de travail préformatées, aurons des vidéos d’instructions étape par étape et commencerons relativement lentement.

L’étape suivante consiste à appliquer le système de comptabilité en partie double en utilisant les débits et les crédits. Les débits et les crédits sont un nouveau concept pour la plupart des gens qui ne sont pas familiarisés avec la comptabilité, ou pire encore, de nombreuses personnes ont des idées fausses sur la signification du débit et du crédit en raison de son utilisation dans des domaines tels que les relevés bancaires, les cartes de crédit et les cartes de débit.

Nous couvrirons les règles relatives aux débits et aux crédits de manière très détaillée. Nous enregistrerons ensuite des transactions similaires que nous avions effectuées en utilisant l’équation comptable, mais maintenant en utilisant les débits et les crédits.

Une fois que nous aurons réussi à enregistrer les transactions à l’aide de débits et de crédits, nous apprendrons les écritures d’ajustement de fin de période. Les écritures d’ajustement sont utilisées pour ajuster les livres afin de mieux représenter une comptabilité d’exercice à la fin de la période, et ils sont un excellent outil pour appliquer les concepts de la comptabilité d’exercice.

Ensuite, nous utiliserons les données que nous avons appris à rassembler en enregistrant les transactions financières dans les états financiers, y compris le bilan, le compte de résultat et l’état des capitaux propres. Nous apprendrons à construire un état des flux de trésorerie beaucoup plus tard dans le cours.

Après avoir terminé les états financiers, nous apprendrons comment journaliser et post-clôture des écritures. Les écritures de clôture sont utilisées pour nettoyer les comptes temporaires et préparer les transactions qui seront enregistrées dans la période suivante.

Les étapes que nous venons de décrire sont d’une importance cruciale pour toute comptabilité, et nous aurons besoin d’une assez bonne compréhension de celles-ci pour aller de l’avant. En d’autres termes, mieux nous comprenons ces concepts, plus l’apprentissage naturel du reste de la comptabilité financière sera. Nous vous recommandons de consacrer beaucoup de temps à ces concepts et de les revoir souvent. Pensez à ces compétences comme un joueur de baseball pense à jouer à la balle ou un musicien pense à jouer les gammes de base. Nous devrions mettre en pratique les bases chaque jour.

Ensuite, nous ajouterons l’inventaire au mélange. Toutes les compétences que nous avons acquises s’appliqueront toujours, mais nous enregistrerons désormais les transactions liées à l’achat et à la vente de stocks.

Nous apprendrons également à suivre l’inventaire en utilisant différentes méthodes. Nous pouvons utiliser une identification spécifique. En d’autres termes, nous pouvons suivre l’unité exacte d’inventaire qui a été vendue comme le ferait un concessionnaire automobile. Cependant, les entreprises utilisent généralement une hypothèse de flux de coûts avec des éléments plus petits qui sont de même nature, des hypothèses telles que First In Fist Out (FIFO) ou Last In Last Out (LIFO). Une entreprise peut également utiliser une méthode de moyenne pondérée.

Ensuite, examinera le grand livre subsidiaire et les journaux spéciaux. Notre objectif principal est le grand livre auxiliaire lié aux comptes débiteurs et créditeurs. Les comptes débiteurs représentent les sommes dues à l’organisation.

Le grand livre général fournira les transactions qui composent le solde des comptes clients par date. Cependant, nous voudrons voir ces données rapportées par les clients, afin de savoir à qui la société doit de l’argent et combien, et c’est le grand livre auxiliaire des comptes clients.

Nous avons une situation similaire avec les comptes fournisseurs. Les comptes fournisseurs représentent les fournisseurs auxquels la société doit de l’argent. Nous voudrons trier ces informations par fournisseurs, afin de savoir à quels fournisseurs nous devons de l’argent et combien.

Ensuite, nous couvrirons le rapprochement bancaire et les contrôles internes liés à la trésorerie. Le rapprochement bancaire est l’un des contrôles internes les plus importants en dehors du système de comptabilité en partie double lui-même. Toutes les entreprises, grandes et petites, doivent effectuer un rapprochement bancaire. Le rapprochement bancaire rapprochera le solde de trésorerie des livres de la société avec le solde de trésorerie déclaré par la banque à une date précise, la date du relevé bancaire, généralement à la fin du mois.

Le solde du relevé bancaire ne correspondra pas au solde comptable en raison des encours, éléments enregistrés par la société, mais qui n’ont pas encore été compensés par la banque. Les éléments en suspens seront les éléments de rapprochement dans un rapprochement bancaire.

Ensuite, vous apprendrez à évaluer les comptes clients et à gérer les comptes sur lesquels nous ne pourrons pas recouvrer. En d’autres termes, les comptes débiteurs représentent les sommes dues à l’entreprise pour le travail effectué dans le passé. Cependant, certaines de ces créances peuvent ne jamais être payées. Comment comptabilisons-nous les clients que nous ne pensons pas devoir payer et comment évaluons-nous le compte de débiteurs si nous pensons qu’une partie de la créance ne sera peut-être pas recouvrée à l’avenir, mais nous ne savons pas lesquels?

Les PCGR exigent généralement l’utilisation de ce que l’on appelle la méthode de la provision pour évaluer les comptes débiteurs. Nous comparerons la méthode de la provision à la méthode de la radiation directe, une méthode plus simple mais qui n’est pas non plus conforme à la comptabilité d’exercice.

Ensuite, nous couvrirons les immobilisations corporelles. Le concept le plus difficile lié aux immobilisations corporelles est le calcul et l’enregistrement de l’amortissement. La dépréciation peut être calculée à l’aide de différentes méthodes, y compris la méthode linéaire, la méthode de l’amortissement dégressif double et la méthode des unités de production. Nous comparerons et contrasterons chaque méthode en détail.

Nous examinerons également comment enregistrer l’achat et la vente d’immobilisations corporelles.

Ensuite, nous discuterons du suivi et du reporting de la paie. La paie est un sujet très vaste en raison des lois sur la paie qui y sont incluses. Nous discuterons de la façon de calculer les charges sociales, y compris l’impôt fédéral sur le revenu FIT, la sécurité sociale et Medicare. Nous enregistrerons les écritures de journal liées à la paie. Les écritures de journal de paie sont parmi les écritures de journal les plus longues et les plus complexes enregistrées dans le cycle comptable standard.

Ensuite, nous apprendrons la comptabilité des partenariats. Les concepts que nous avons appris liés au système de comptabilité en partie double s’appliqueront aux partenariats. Nous nous concentrons maintenant sur les transactions propres à une forme de partenariat d’entité. Par exemple, nous discuterons de la façon d’allouer le revenu net au compte de capital de chaque partenaire. Une entité de type partenariat est très flexible et les partenaires peuvent s’entendre de nombreuses manières pour répartir les revenus.

Nous discuterons de la façon d’enregistrer les transactions lorsqu’un nouveau partenaire est ajouté à un partenariat ou lorsqu’un partenaire existant quitte un partenariat.

Nous aborderons également comment enregistrer la liquidation d’un partenariat. Une grande partie du processus de liquidation s’appliquera également à la fermeture d’autres types d’entités commerciales. Cependant, le type d’entité de société de personnes présente la difficulté supplémentaire d’allouer le produit final aux associés conformément à leurs comptes de capital.

Ensuite, nous considérerons une transaction unique à un format d’entité d’entreprise. À l’instar de la forme de partenariat de l’entité, la société utilisera le même système comptable à double entrée que nous avons appris au début du cours. Dans cette section, nous apprendrons comment enregistrer la vente de capital-actions et la vente d’actions privilégiées. Nous enregistrerons les transactions liées à l’achat d’actions propres. Nous verrons comment enregistrer les dividendes en espèces et les dividendes en actions.

Ensuite, nous apprendrons les concepts liés aux obligations à payer, aux effets à payer et aux passifs à long terme. De nombreuses personnes connaissent les obligations comme type d’investissement. Nous considérerons les obligations de l’autre côté de la transaction avec l’émission d’obligations. Les obligations sont souvent utilisées comme un outil pour comprendre le concept de valeur temps de l’argent et les taux d’intérêt à un niveau plus profond. Par conséquent, même si vous ne prévoyez pas d’enregistrer de nombreuses transactions liées à l’émission d’obligations, c’est un processus utile pour apprendre des concepts précieux. Les obligations sont souvent émises avec une prime ou une décote. La prime ou l’escompte est ensuite amorti sur la durée de vie de l’obligation.

Nous discuterons de la manière d’enregistrer la vente initiale de l’obligation. Nous parlerons de la façon d’amortir l’escompte et la prime des obligations. Nous enregistrerons les transactions liées aux intérêts des obligations et nous discuterons des transactions de dissolution des obligations.

Le cours couvrira également l’enregistrement des billets à payer. L’une des composantes les plus complexes des effets à payer est la rupture des intérêts et de la partie principale du paiement. Pour la tâche de ventilation des intérêts et du principal, nous aurons besoin d’un calendrier d’amortissement. Nous allons construire des calendriers d’amortissement à partir de zéro, une compétence utile à comprendre.

La deuxième complication avec les effets à payer est la rupture de la partie courante et à long terme de la note. Nous utiliserons le calendrier d’amortissement pour effectuer la tâche de calcul de la partie à court et à long terme des effets à payer.

Enfin, nous discuterons de la façon de créer un état des flux de trésorerie. L’état des flux de trésorerie se trouve sur les états financiers primaires avec le bilan, le compte de résultat et l’état des capitaux propres, mais l’état des flux de trésorerie peut être plus compliqué à construire.

L’état des flux de trésorerie représente les flux de trésorerie répartis en trois catégories, activités d’exploitation, activités d’investissement et activités de financement. Nous avons construit les états financiers sur la base de la comptabilité d’exercice plutôt que sur la base de la comptabilité de caisse. Nous pouvons considérer l’état des flux de trésorerie comme une conversion de la comptabilité d’exercice en une base de caisse.

Nous pouvons utiliser deux méthodes lors de la construction de la partie opérationnelle de l’état des flux de trésorerie, la méthode directe et la méthode indirecte. La méthode indirecte est plus courante et souvent requise, même si nous ajoutons également la méthode directe. La méthode indirecte commence par le bénéfice net puis retourne dans les flux de trésorerie liés aux opérations.

Exemple de pièce à tester dans le livre qui accompagne le cours:

Les premières questions posées lors de l’introduction d’un nouveau sujet sont souvent:

• Qu’Est-ce que c’est?

• Pourquoi ai-je besoin de le savoir?

Nous aborderons d’abord la deuxième question: pourquoi ai-je besoin de connaître la comptabilité?

Réponse: parce que c’est amusant. Parce que la comptabilité est amusante n’est probablement pas la première chose qui vous vient à l’esprit, mais nous voulons commencer par ce concept, l’idée de penser la comptabilité comme une sorte de jeu, une sorte de puzzle, quelque chose que nous pouvons comprendre. Penser la comptabilité comme un jeu rendra l’apprentissage de la comptabilité beaucoup plus agréable.

Comptabilité peut être défini comme un «système d’information et de mesure qui identifie, enregistre et communique des informations pertinentes sur les activités commerciales d’une entreprise» (John J. Wild, 2015).

Le processus de comptabilité comprend l’accumulation de données sous une forme appropriée, qui peut être utilisée pour la prise de décision pratique.

Les données sont souvent identifiées à l’aide de formulaires et de documents tels que des factures, des factures et des feuilles de temps. Une fois identifiées, les informations sont entrées dans un système comptable, souvent électronique. L’objectif final de la comptabilité financière est la création d’états financiers comprenant un bilan, un compte de résultat et un état des capitaux propres. Les états financiers sont utilisés pour prendre des décisions pertinentes.

Il y a de nombreuses raisons d’apprendre les concepts comptables, autres que le fait d’être amusant, même si nous voulons toujours garder le facteur amusant à l’esprit. Certaines des raisons les plus évidentes pour apprendre la comptabilité comprennent:

· La comptabilité fournit un format pour comprendre les affaires, que nous soyons dans le service de comptabilité ou non. La comptabilité est le langage des affaires, un moyen de communiquer les objectifs et les performances de l’entreprise. Tous les domaines et départements bénéficient de la compréhension de la comptabilité, car elle fournit un moyen de communiquer entre les départements et la communication est essentielle au succès de l’entreprise.

· Les concepts comptables s’appliquent à nos finances personnelles. Nous devons tous gérer nos finances personnelles et apprendre les concepts de base de la comptabilité et les techniques d’enregistrement nous aide à apaiser notre esprit lors de nos tâches financières.

D’autres raisons d’apprendre la comptabilité, qui ne sont pas si évidentes, incluent que la comptabilité est un excellent outil pour aider à développer des compétences de pensée critique. La comptabilité nécessite le raisonnement pour résoudre les problèmes, et la pratique de la comptabilité affinera les capacités de raisonnement et nous aidera à aborder les problèmes d’une manière plus systématique, d’une manière plus efficace.

La comptabilité peut également fournir le même sentiment de satisfaction que nous recevons lorsque vous terminez un puzzle, lorsque vous maîtrisez un nouveau motif musical ou lorsque vous jouez habilement à un jeu. La comptabilité peut fournir la même dose de dopamine lorsque nous découvrons un problème, discernons comment quelque chose fonctionne et pouvons affirmer que le système de comptabilité en partie double est en équilibre.

La comptabilité peut être comparée à un jeu de dames

Par exemple, le jeu de dames commence par la mise en place de pièces sur un plateau, une feuille de calcul, en suivant un ensemble de règles. Pour mettre en place le tableau, nous devons avoir mémorisé les règles pour le faire. La mémorisation des règles n’est pas l’aspect amusant des dames, mais elle est nécessaire pour avoir le plaisir de jouer au jeu. Une fois le plateau mis en place, le jeu de dames se joue en déplaçant les pièces selon un ensemble de règles pour atteindre un certain objectif, l’élimination des pièces de l’adversaire.

La comptabilité est similaire en ce que nous allons commencer par apprendre à mettre en place le tableau, le tableau comptable étant un compte T ou un grand livre. Comme pour les contrôleurs, nous devrons mémoriser l’emplacement des pièces sur le plateau, sur quel côté des pièces du compte T s’aligneront. Les pièces comptables sont les comptes et les types de comptes qui ont un solde normal aligné sur le côté gauche ou droit du tableau, du compte T ou du grand livre.

Une fois que nous connaîtrons le solde normal des comptes, nous jouerons le jeu comptable en appliquant des débits et crédits aux comptes suivant un ensemble de règles qui ont un objectif particulier, la création d’informations pertinentes, la création d’états financiers.

Les principaux obstacles à l’apprentissage de la comptabilité sont les mêmes que ceux de l’apprentissage de la musique.

Le principal obstacle à l’apprentissage des concepts comptables est la mémorisation des règles, une tâche simple, mais que la plupart ne trouvent pas très agréable.

La mémorisation des règles est le même obstacle qui empêche les gens d’apprendre de nombreuses activités enrichissantes, des activités comme l’apprentissage de la musique ou une nouvelle langue. Il faut apprendre certaines règles pour jouer de la musique. L’idée de règles, de structure, de contraintes semble contre-intuitive au concept de créativité que nous associons à la création et à la lecture de musique, mais les règles, la structure et les limites sont souvent des exigences de la créativité. Par exemple, l’écriture et en particulier la poésie, exige le respect de règles strictes et de nombreux grands écrivains ont fait de leur mieux tout en étant contraints par les délais et les éditeurs.

Qu’il s’agisse de notes, d’accords ou de chansons, la mémorisation par cœur est nécessaire avant que ces concepts appris puissent être utilisés pour créer quelque chose de nouveau, pour créer ou jouer de la musique, la structure contribuant de manière critique au processus de création. La création, bien sûr, est la partie amusante, la partie épanouissante, la zone à espérer, mais la mémorisation est une partie nécessaire, une partie critique et une partie qui en vaut la peine.

La confiance dans le système est nécessaire pour apprendre la comptabilité

L’éducation consiste à poser des questions, à tester des théories et à être sceptique face aux affirmations données sans argument convaincant, sans faits à l’appui. La comptabilité n’est pas différente. Le questionnement est essentiel pour mettre en place un système comptable efficace, mais la tradition du questionnement peut aussi être utilisée comme une béquille, comme une excuse pour ne pas avancer et trouver nos erreurs.

Je recommande aux étudiants en comptabilité de commencer par avoir confiance que le système de comptabilité en partie double fonctionne, de la même manière que nous avons confiance qu’un puzzle de 1000 pièces contiendra toutes les pièces nécessaires et peut être construit pour correspondre à l’image sur la boîte, car sans cette confiance nous perdrons la motivation d’aller de l’avant, d’accomplir la tâche, et donc de manquer le plaisir de terminer le projet.

La confiance dans le système de comptabilité en partie double est nécessaire lors de l’apprentissage initial des concepts comptables, car le fait de douter du système nous empêche d’aller de l’avant pour accomplir les étapes nécessaires et rechercher les erreurs que nous avons commises. Il est beaucoup plus facile de prétendre que le système ne fonctionne pas puis de chercher le problème le plus probable, nos propres erreurs.

Avoir confiance en un système ne signifie pas que nous ne devons pas remettre en question un système. Les questions sont toujours encouragées, à tout moment, mais il est préférable de donner aux concepts le bénéfice du doute et de ne pas permettre à notre remise en question du système d’être une excuse, une béquille, pour ne pas terminer une tâche ou résoudre un problème.

Le système de comptabilité en partie double existe depuis longtemps, du moins depuis le moine franciscain Luca Pacioli vers 1494, et bien que cela ne prouve pas son exactitude, il montre qu’il a été un outil utile pour beaucoup dans le passé, et sera sera donc probablement un outil utile pour beaucoup à l’avenir.

La comptabilité est divisée en deux grands groupes; Comptabilité financière et comptabilité de gestion.

Comptabilité financière a pour objectif final de produire des états financiers, des états financiers conçus en tenant compte des besoins des utilisateurs externes. L’objectif de la comptabilité financière envers les utilisateurs externes peut sembler étrange au début, car les données financières sont nécessaires et utilisées également pour la prise de décision interne, de gestion, mais les utilisateurs externes ont des besoins qui nécessitent une plus grande dépendance aux états financiers à bien des égards.

Utilisateurs externes sont des utilisateurs extérieurs à l’entreprise et comprennent les investisseurs, les créanciers, le service des revenus internes et les clients. Les entreprises ont besoin de ces utilisateurs externes pour des choses telles que des investissements, des prêts et pour respecter les lois et réglementations.

Les utilisateurs externes n’ont pas une connaissance approfondie de l’entreprise et ont donc besoin d’une assurance pour augmenter le niveau de confiance, la confiance étant un élément nécessaire pour que les transactions commerciales aient lieu. Pour accroître les niveaux de confiance, les états financiers doivent suivre un format strict de règles conçues pour normaliser les rapports financiers. La standardisation permet de comparer les informations financières dans le temps et entre différentes entreprises.

Comptabilité de gestion a pour objectif de générer des informations pertinentes pour que les décideurs internes prennent des décisions éclairées, pour la direction.

La comptabilité de gestion inclut l’utilisation des mêmes informations financières générées dans la comptabilité financière, mais il n’est pas nécessaire que les informations soient dans un format particulier, la comptabilité de gestion étant moins réglementée. La direction a une connaissance approfondie de l’entreprise et, par conséquent, il y a moins besoin de réglementations sur le format des données et des informations. La direction déterminera le meilleur format pour les déclarations de la direction afin d’aider à prendre les meilleures décisions.

Parce que la comptabilité de gestion est moins réglementée, on pense généralement que la comptabilité de gestion différera grandement d’une organisation à l’autre. S’il est vrai que les pratiques de comptabilité managériale varient d’une entreprise à l’autre, il y a aussi les meilleures pratiques qui sont appliquées, des pratiques qui ont résisté à l’épreuve du temps, celles qui ont aidé les bonnes entreprises à être excellentes. L’étude de la comptabilité managériale est l’étude des meilleures pratiques utilisées pour prendre de bonnes décisions d’affaires.

La comptabilité financière s’est développée à peu près de la même manière, les entreprises recherchant les meilleures pratiques pour compiler des données pour elles-mêmes et pour les utilisateurs externes. Au fil du temps, la comptabilité financière a consolidé ces meilleures pratiques sous une forme normalisée. La normalisation limite souvent l’innovation, mais fournit un format clair pour les utilisateurs externes, ce qui est l’un des compromis liés à la réglementation. Nous parlerons davantage du besoin de normalisation dans une profession comme la comptabilité lorsque nous discuterons de ce qu’est une profession et du besoin d’éthique et de réglementation au sein d’une profession.

L’éthique joue un rôle énorme en comptabilité comme elle le fait dans la plupart des professions, en partie parce que l’éthique traite de la confiance et la confiance est une composante essentielle de toute transaction commerciale. Le concept d’éthique est très large, a été étudié intensivement depuis les temps anciens et est un domaine qui a encore de nombreuses questions ouvertes, mais l’éthique liée à la comptabilité peut être réduite de la discussion plus large de certaines manières.

Une façon de penser l’éthique en rapport avec une profession est de mettre en œuvre une sorte d’impératif catégorique, en agissant d’une manière que nous souhaiterions être universelle pour toute la profession. Par exemple, voler pourrait profiter à un individu, mais si tout le monde vole, tout le monde est dans une situation pire et donc voler serait une erreur.

De même, agir de manière trompeuse pourrait entraîner des gains pour un individu, mais cela nuit à la profession et est donc erroné. La plupart des professions peuvent appliquer un concept comme celui-ci. deux des professions les plus anciennes sont le droit et la médecine. La raison pour laquelle les professions sont nécessaires dans des domaines comme le droit, la médecine et la comptabilité est parce qu’elles traitent de connaissances spécialisées, des connaissances que la plupart des gens n’ont pas et dont beaucoup dépendent à un moment de leur vie. Une répartition inégale des connaissances peut inciter les individus à rechercher des gains à court terme par la tromperie.

Par exemple, quelqu’un prétendant connaître un médicament pourrait administrer un médicament qui n’est pas efficace et le patient ne le saurait pas, un patient n’ayant d’autre choix que de faire confiance à l’expertise du médecin. Si un médecin abuse de la confiance en administrant des remèdes qui ne sont pas efficaces, il profite du nom de la profession, de la marque de la profession, et si cette pratique est suffisamment pratiquée, cela se traduira par un manque de confiance dans la médecine.

Un scénario similaire peut être peint pour de nombreux domaines de la comptabilité, la comptabilité étant avancée dans un domaine spécialisé, un domaine que la plupart ne comprennent pas, mais sont obligés de traiter à un moment ou à un autre. Le besoin de confiance pousse et incite une profession à s’autoréguler, à construire une marque. Une des façons dont la profession comptable s’autorégule est d’exiger différentes certifications pour exercer dans différents domaines, des certifications comme une licence CPA d’expert-comptable agréé. Un processus de certification aide à donner au public un niveau de confiance dans le fait qu’un individu a une certaine compréhension de base des concepts auxquels il est confronté et fournit des normes éthiques qui doivent être respectées.

Un exemple de la nécessité de faire confiance à la comptabilité est lorsque les investisseurs utilisent les états financiers pour prendre des décisions d’investissement. Les actions cotées en bourse ont un besoin accru de transparence dans leurs rapports financiers parce que leurs actions sont vendues et négociées par le public, un avantage énorme pour les entreprises et les investisseurs, fournissant des capitaux aux entreprises et des opportunités de gain pour les investisseurs.

Cependant, pour qu’une personne investisse, elle doit analyser ses options, et les états financiers sont le principal outil de cette analyse. Si les investisseurs n’ont pas confiance dans les chiffres déclarés dans les états financiers, ne comprennent pas comment les chiffres sont déclarés ou ne peuvent pas comparer les chiffres avec des sociétés liées, les transactions d’investissement diminueront en raison d’un manque d’informations et de confiance.

L’économie a besoin de la confiance dans le système en tant que composant majeur qui maintient les interactions, obligeant les gens à prendre des risques calculés, incitant les individus à faire des affaires et stimulant la croissance et l’innovation.

La fraude est un élément de la discussion sur l’éthique, la fraude étant la tentative délibérée de tromper à des fins personnelles. La fraude peut prendre de nombreuses formes dans les affaires, du vol à la falsification des états financiers pour faire grimper les cours des actions et augmenter les primes.

La plupart des gens croient que la fraude consiste à employer les bonnes personnes, des personnes honnêtes, des personnes intègres. Bien que les bonnes personnes soient un élément important, ce n’est pas la seule. Les bonnes personnes dans un mauvais environnement ou culture peuvent être victimes de la mentalité de groupe. Les entreprises peuvent réduire la probabilité de fraude en reconnaissant les conditions qui favorisent la fraude et en prenant des mesures actives pour les réduire.

Un criminologue a introduit l’idée d’un triangle de la fraude, composé de trois facteurs qui augmentent la probabilité de fraude. Facteurs de fraude comprendre opportunité, pression, et rationalisation.

Opportunité signifie que la capacité de commettre une fraude et de ne pas se faire prendre est présente, ou du moins perçue. Par exemple, si une entreprise avait pour politique de conserver sa petite caisse dans une boîte à chaussures au milieu de la salle à manger, le risque de vol sans détection serait plus grand que si l’argent était placé dans un endroit plus sûr.

Pression ou incitation signifie qu’une personne subit une pression quelconque, souvent financière. Si l’argent est serré, la probabilité qu’un individu commette une fraude augmente considérablement.

Rationalisation c’est quand une personne justifie une action. Nos esprits sont excellents pour rationaliser. Nous pensons généralement que nous pensons avant d’agir, mais nous agissons souvent et nous justifions ensuite l’action par la rationalisation. La rationalisation est l’une des raisons pour lesquelles la fraude a tendance à se poursuivre, voire à s’intensifier avec le temps.

Par exemple, si une entreprise a laissé la petite caisse dans la salle à manger, un employé peut justifier le vol en estimant que c’est la faute de l’entreprise de ne pas mieux protéger ses actifs. S’il est vrai que laisser de l’argent liquide au milieu de la salle à manger n’est pas un bon contrôle interne pour une entreprise, cela ne justifie pas le vol. Une autre rationalisation courante est qu’une entreprise est vaste et riche alors qu’un employé peut se sentir petit et pauvre et prendre aux riches pour donner aux pauvres n’est pas mal. Encore une fois, il peut y avoir du vrai dans cette déclaration, mais ce n’est pas une raison justifiant le vol.

Les entreprises peuvent réduire la probabilité de fraude en reconnaissant ces facteurs de fraude et en prenant des mesures actives pour les réduire, notamment des contrôles internes. Par exemple, les entreprises devraient protéger leurs actifs et créer une culture d’honnêteté, de communication et de respect, une culture qui doit être démontrée de haut en bas. Si la culture est mauvaise au sommet, les bons employés ne pourront pas remonter la culture par le bas.

Objectivité – Fournir des informations utiles aux investisseurs créanciers, et autres. Le concept d’objectivité semble évident, mais nous devons toujours garder à l’esprit l’objectif final, la création d’informations utiles pour les utilisateurs externes. La comptabilité financière vise à produire des informations utiles pour les utilisateurs externes tels que les investisseurs, les créanciers et les clients, le format de ces informations étant généralement des états financiers. En anticipant les besoins des utilisateurs externes, nous pouvons définir des règles et des lignes directrices pour offrir le plus de valeur.

Caractéristiques qualitatives – Exiger des informations pertinentes, fiables et comparables. Les caractéristiques de pertinence, de fiabilité et de comparabilité sont liées à l’objectif de fournir des informations utiles car les utilisateurs externes apprécieront ces fonctionnalités.

· Pertinent signifie que les informations sont pertinentes ou nécessaires aux besoins des utilisateurs. Les informations pertinentes peuvent être des informations qui influencent le processus de prise de décision. Par exemple, une banque décidant d’octroyer un prêt à une entreprise peut demander des états financiers pour évaluer la probabilité que l’entreprise puisse rembourser le prêt à l’avenir.

· Fiable signifie que les informations doivent être fiables ou doivent être considérées comme exemptes d’erreurs matérielles et présentées de manière équitable. Par exemple, une banque qui décide de consentir ou non un prêt à une entreprise peut demander des états financiers et demander l’assurance qu’on peut leur faire confiance. Une partie de l’exigence d’assurance peut être que les états financiers sont présentés sous une forme normalisée, suivant un ensemble normalisé de règles. Une banque peut également demander un examen ou un audit par un tiers pour augmenter le niveau de fiabilité.

· Comparabilité signifie que les informations financières doivent être comparables aux périodes antérieures et aux autres sociétés. La comparabilité nécessite une normalisation, une manière systématique de compiler les données d’une fois à l’autre. Par exemple, une banque qui décide d’accorder ou non un prêt à une entreprise peut vouloir comparer les

déclaration du rendement avec les années précédentes pour voir s’il y a eu une amélioration et pour comparer les états financiers à ceux d’autres entreprises du secteur. For comparisons of financial statements to be relevant, there needs to be conformity in presentation.

Going-concern assumption – the presumption that the business will continue operating instead of being closed. We assume a business is in business to stay in business, to have an objective of revenue generation and growth. If a business is planning on stopping business or is going bankrupt their behavior is likely to be much different than if they planned on continuing business. A business that is not a going concern, one that plans on stopping operations, needs to disclose this information to the readers of their financial statements so that readers can change their default assumption that the business will remain in business.

Separate business entity assumption – means that the business accounting will be kept separate from personal accounting and that of other businesses. Separating business accounting and personal accounting is clear conceptually, the separation providing more relevant information for making business decisions, but can be difficult in practice. The driving concept for deciding whether an accounting transaction is business or personal is the objective behind the transaction, the reason for the transaction. Every transaction will have a reason and we need to determine if the reason is business or personal in nature.

The business objective is revenue generation. A business’s mission statement will define what a business does to generate revenue, but from an accounting standpoint, the objective of revenue generation will help guide business actions and help us categorize transactions as either business or personal.

Personal objectives may include a goal of being happy or living well. Personal objectives will vary from person to person, and for more detail on personal objectives we would need to consult the study of philosophy, a topic for another time, but the objective of living well will suit our needs. If the driving reason for a transaction is to be happy or to live well, rather than the business accounting will be kept separate from personal accounting and that of other businesses. Separating business accounting and personal accounting is clear conceptually, the separation providing more relevant information for making business decisions, but can be difficult in practice. The driving concept for deciding whether an accounting transaction is business or personal is the objective behind the transaction, the reason for the transaction. Every transaction will have a reason and we need to determine if the reason is business or personal in nature.

The business objective is revenue generation. A business’s mission statement will define what a business does to generate revenue, but from an accounting standpoint, the objective of revenue generation will help guide business actions and help us categorize transactions as either business or personal.

Personal objectives may include a goal of being happy or living well. Personal objectives will vary from person to person, and for more detail on personal objectives we would need to consult the study of philosophy, a topic for another time, but the objective of living well will suit our needs. If the driving reason for a transaction is to be happy or to live well, rather than the more specific objective of revenue generation, the transaction is a personal one.

An example of separating business and personal objectives is the creation of a separate business checking account, a separate account allowing us to track the business revenue and expenditures more quickly, most deposits into the business checking account being revenue and most withdrawals being expenses.

The difference between a business expense and a personal expense is the objective for the expense. For example, if we went out to dinner the cost of the meal may be business or personal depending on the objective. If we took clients to dinner to pick up new business engagements, the meal would be a business expense and if we took our family out to dinner to have fun and live well it would be a personal expense.

In a similar way as expenses can be either business or personal, assets can also be either business or personal in nature. For example, if we purchase a building with the intention of making widgets for sale the building would be an asset rather than an expense because it will help generate revenue in the future and has not yet been consumed. On the other hand, if we purchase a building to live in as a home it would be a personal asset, the objective being to live well.

We can think of many areas where business and personal objectives overlap, areas were categorizing the transaction is difficult. For example, we may take both family and clients to dinner or we may work from our home. As accountants, our job is to differentiate the business and personal portion as much as possible to better measure our performance.

Our business objectives can be thought of as fitting inside our larger personal objectives, the generation of revenue being part of our larger personal goals of living well.

As the business grows and achieves the business objective of revenue generation owners can begin taking money and resources out of the business to be used for their larger personal objectives of living well.

“Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) are uniform minimum standards of, and guidelines to, financial accounting and reporting. The Financial Accounting Standards Board (FASB), the Governmental Accounting Standards Board (GASB), and the Federal Accounting Standards Advisory Board (FASAB) are authorized to establish these principles.” (AICPA, n.d.)

Financial Accounting strives to generate financial information that is relevant, reliable, and comparable because these characteristics create value to users of financial reports, particularly to external users of financial reports.

Creating and implementing standard guidelines for the processing and reporting of financial statements makes the financial statements more relevant, reliable, and comparable. Standards help to standardize financial reporting, making financial statements comparable across time and to other companies.

The Securities and Exchange Commission SEC has authority to set Generally Accepted Accounting Principles GAAP and the SEC has delegated much of the responsibilities of setting GAAP to the Financial Accounting Standards Board FASB. The SEC is a governmental agency, and the FASB is a private sector group. The system of delegating authority to a private sector group makes sense because the accounting profession, like any profession, has an incentive to self-regulate and has a better understanding of the problems within the profession and how best to address them.

There are many useful ways to separate and categorize business entities, one being by business form, by type of business structure; another being by a business’s relation to inventory, whether the business is selling inventory and whether they produce the inventory they are selling.

The three broad categories of business structure are a sole proprietorship, partnership, and corporation.

UNE sole proprietorship is a business owned by one person and is the most common type of business in the United States. The benefits of a sole proprietorship are that they are easy and inexpensive to form. An individual who starts acting as a business, generating revenue, is a sole proprietor by default unless they create some other type of organizations. The income from a sole proprietor is taxable but will be reported on the individual tax return, on Form 1040 supported by a supplemental Schedule C.

The disadvantages of a sole proprietor include limited personal liability protection and limited capital generation capability when compared to other types of organizations.

UNE partnership is similar to a sole proprietor except that the business now has two or more partners. A partnership has the same benefit of easy formation and the same drawbacks of liability exposure and limited capital generation.

UNE corporation is a separate legal entity. Corporations are less common than the sole proprietorship but generate the largest percentage of total U.S. revenue. The benefits of a corporation include that they provide liability protection through being a separate legal entity, the theory being that the assets of the corporation are liable but personal assets are not, personal assets having more protection when compared to other types of organizations. The disadvantages of a corporation include that they are more costly to form, more complicated to maintain, and can result in double taxation.

Much more can be said about types of entities, but this will provide a starting point. From an accounting perspective, we will start out with transactions related to a sole proprietorship and then move to a partnership and then a corporation. The reason for starting with the sole proprietorship is that it is a business form that most people can relate to and because many of the transactions found in a sole proprietorship will be the same for all entity types.

We will then move to a partnership, concentrating on the areas that are different from a sole proprietorship. Many of the transactions and processes will be the same, both entities needing to record the paying of the rent, employees, and utilities, both entities recording revenue. Transactions will differ, however, in the equity section because a partnership will have two or more owners, so the equity section is where we will spend much of our time.

We will then move to a corporation, concentrating on the areas that are different. Many transactions will remain the same, but the equity section is one area that will differ, the owners now being stockholders.

Another useful way to categorize businesses is by industry or by whether they use inventory and whether they produce inventory. A service company does not sell inventory, a merchandising business purchases and sells inventory, and a manufacturing business produces inventory to sell.

A company’s relationship with inventory has a significant impact on many accounting transactions and reporting. We will start out with a service company, using similar logic as we did when starting out with a sole proprietorship. Service companies have many of the same transactions as companies that deal with inventory, but they do not need to track inventory. We will then move to merchandising companies, companies that buy and sell inventory, adding the items that are different, items related to inventory. We will then move to a manufacturing companies, companies that produces inventory, adding things that differ, the tracking of inventory from raw materials to work in process and then to finished goods.

Generally Accepted Accounting Principle GAAP will be based on accrual concepts. The accrual basis can be compared and contrasted to a cash basis, the cash basis being a simplified method, one which does not provide information as useful, as relevant, or as accurate as an accrual method.

Cash basis – Records revenue when cash is received and expenses when cash is paid. A cash basis is not the basis required by GAAP, GAAP rules following an accrual basis, but understanding a cash basis helps in understanding both how an accrual basis works and the reasons for it. Cash and revenue are not the same things, as we will see when we record transactions, but a cash basis uses cash as an indicator of when revenue will be recorded. The concept of a cash basis is like a firefighter following the smoke to get to a fire, the smoke not pinpointing the exact location but being close enough. Cash collection does not always equal the exact location in time of revenue earnings but is often close enough.

In a similar way as revenue being recorded when cash is received under a cash basis, expenses are recorded when cash is paid under a cash basis. Cash and expenses are also not the same things, as we will see when we record transactions, but a cash basis uses cash as an indicator of when expenses will be recorded. The concept of a cash basis is like a firefighter following the smoke to get to a fire, the smoke not pinpointing the exact location but being close enough. Cash payment does not always equal the exact location in time expenses were incurred but is often close enough.

Very few businesses use a pure cash basis because there are times when the smoke is not close to the fire, times when revenue is not close to cash collection, and times when expense incursion is not close to cash payment. For example, almost any business would recognize a cash payment of $100,000 for a building as an asset of a building rather than an expense of building expense even though cash is paid. The reason a building is recorded as an asset is that the asset has not yet been consumed, has not yet been used to generate revenue.

Accrual basis – is driven by two main principles, the revenue recognition principle and the matching principle. Revenue recognition deals with the time to recognize revenue and the matching principle deals with the time to record expenses.

The revenue recognition principle records revenue when the revenue is earned, a time which is not always the same as when revenue is paid. Finding the exact time that revenue has been earned is not always easy but is usually when the job has been completed. For example, the time when revenue has been earned for a service company is when the job has been completed, when the service is done, and the time when revenue has been earned for a merchandising company is when inventory is delivered to the customer. An accrual method is closer to a firefighter using a GPS system to pinpoint the exact location of a fire rather than just estimating the location by following the smoke.

For example, a food truck may have a policy of only accepting cash for food. The policy of accepting cash as the only form of payment means the time cash is received and the time work is done will be the same. Therefore, both a cash method and an accrual method will result in the same journal entry but for different reasons, the cash method being driven by the cash received, the accrual method being driven by the earnings of the income, by the delivery of the food.

A bookkeeping business, on the other hand, will often need to perform work, invoice the client on completion of the work, expecting a check in the mail sometime in the future. The revenue recognition principle would require revenue to be recognized at the time the work was done, often when the invoice was generated and not when cash was received. We will cover the format of these transactions a little later but for now, recognize that revenue is the act of earning revenue which is different from receiving cash, cash usually being the form of payment for revenue earned. There are other forms of payment, including trade or barter, but cash is the most common form of payment. The revenue recognition principle is similar to how most of us think of our paychecks when working for a company. A business may pay employees every other week, but an employee has earned the revenue in the week the work was done. The company is expected to pay the employee for work done even if the employee leaves the company. For example, if an employee earned wages of $1,000 last week according to their employment agreement and employment is terminated this week the employee will still expect payment of $1,000 for the work performed last week, for revenue that was earned by the employee last week even though cash had not yet been received.

It is possible, but less common, to receive cash before work is performed, revenue still being recorded at the time work is done under an accrual basis rather than the time payment is received. For example, a newspaper company will collect money before doing the work, before delivering newspapers. A newspaper company will often collect money for a year’s subscription and then earn the revenue by delivering the newspapers in the future. Under an accrual method the newspaper company will have to wait on recording revenue until they earn the revenue by doing work, by delivering the papers, even though they already have the cash in hand. Even though the company has the cash related to future sales they have not earned the revenue for those

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It is possible, but less common, to receive cash before work is performed, revenue still being recorded at the time work is done under an accrual basis rather than the time payment is received. For example, a newspaper company will collect money before doing the work, before delivering newspapers. A newspaper company will often collect money for a year’s subscription and then earn the revenue by delivering the newspapers in the future. Under an accrual method the newspaper company will have to wait on recording revenue until they earn the revenue by doing work, by delivering the papers, even though they already have the cash in hand. Even though the company has the cash related to future sales they have not earned the revenue for those future sales and if they do not deliver the newspapers in the future they will owe the money back.

As mentioned earlier there are many ways the double entry accounting system can be expressed including the use of an accounting equation, debits and credits, and a balance sheet. We will focus on the accounting equations in this section. The benefits of an accounting equation include the use of a simple formula, simple math that can be explained and understood. Transactions will be described using the symmetry of the accounting equation. The problem with using the accounting equation to record transactions and build the financial statements is that it is not as efficient as the use of debits and credits. We will learn the balancing concept using the accounting equation, but as we do, keep in mind that the accounting equation is not the whole story, that we will need to understand new concepts, the concepts of debits and credits, to record data with which to generate financial statements well.

The accounting equation is:

Asset = Liabilities + Equity

The format above is the most common form of the accounting equation for financial accounting because the left side of the equation shows what the business owns and the right side shows who it is owed to, either a third-party liability or the owner. Recall our separate business entity assumption while considering the accounting equation. Thinking of the business as a separate entity helps to understand the accounting equation, the left side of the equal sign showing what the separate entity owns, the right showing who has claim to what the separate entity owns.

Because the accounting equation is a formula it can be expressed at least two other ways. A second way to write the equation is:

Assets – Liabilities = Equity

The format of the accounting equation above is useful because it emphasizes that equity is the book value of the company, the amount left over after subtracting liabilities from assets, an amount which can also be called net assets. To understand the meaning of equity we can consider the liquidation of a company, the selling of assets for cash, the payment of liabilities owed, and the leftover cash which would then be available to the owner, this amount being equal to equity if assets were sold at book value. Note that all assets will not be sold for the exact amount reported when a business is sold. For example, an asset of equipment valued at $50,000 may not be sold for $50,000 in a free market, possibly being sold for something less like $40,000 or something more like $60,000. We will discuss this more at a later time. For now, remember that equity represents net assets on a book value basis, assets minus liabilities.

A third way to write the accounting equation is:

Assets – Equity = Liabilities

This format of the accounting equation is not as useful but is another way the accounting equation can be expressed algebraically.

Account types include assets, liabilities, equity, revenue, and expenses. Recognize that account types are not the same thing as actual accounts, each account type having multiple accounts falling into the category. Understanding account types and the accounts that fall into each account type category is essential to the accounting process.

Les atouts are resources owned by the business. The most common asset is cash, but assets also include accounts receivable, prepayments, land, building, and equipment. Assets are items that have not yet been consumed, resources planned to be used in the future to achieve business goals, to help generate revenue.

Passifs are claims by creditors. Liabilities come about from a transaction that happens in the past which obligates the company for some form of future payment. Purchasing something on a credit card is an example of how a liability can be created, the transaction creating a future obligation to pay cash. Liability accounts include accounts payable, notes payable, and bonds payable.

Equity is the owner’s claim to assets. Equity is equal to assets minus liabilities. Equity is often the most confusing section of the accounting equation, in part, because different organization types will organize the equity section differently and because the equity section is involved in the closing process of temporary accounts.

The equity section represents what is owed to the owner on a book basis. This is best illustrated by imagining we liquidate or close a business, selling the assets for cash, and then paying off the liabilities. The money left over would be equal to the equity section if all sales were made on a book value basis.

The equity section for a sole proprietor will be called owner’s equity and consist of one capital account. The equity section of a partnership will be called partnership equity and consist of two or more owners and therefore two or more capital accounts. The equity section of a corporation will be called shareholder’s equity, shareholders being the owners of a corporation, and will included capital stock and retained earnings. Although the format changes the equity section taken as a whole can still be thought of as what is owed to the owner or owners in each case.

When thinking about the accounting equation, the equity section includes all temporary accounts, including revenue accounts and expense accounts.

Revenue – is income generated from performing work. Revenue is not the same thing as cash. Cash is a form of payment while revenue represents the creation of value and the earning of compensation. Revenue is a timing account, needing to be measured over a time frame, a starting and ending point. For example, when somebody says they earn $100,000 the concept has no meaning unless we assign a time frame, most people naturally attributing a year as the time frame when hearing a number like $100,000. A different time frame would have a much different meaning. For example, revenue of $100,000 a month is much different than revenue of $100,000 a year.

We can contrast temporary accounts, like revenue and expense accounts, with permanent accounts like cash. Saying we have $100,000 cash does not require a time frame to define what we mean because cash is a permanent account, representing a position at a point in time.

Expense is the using of assets or incurrence of liabilities as part of operations to generate revenue. Expenses are what a business needs to consume to achieve the goal of revenue generation. Expenses are also temporary accounts needing a beginning and ending time.

There are usually many more expense accounts then revenue accounts, but we hope the revenue accounts add up to a greater dollar amount. The reason there are more expense accounts then revenue accounts is because of specialization, companies focusing on earning money by doing what they do best and paying for their other needs.

Before we demonstrate common transactions and how they are analyzed using the accounting equating we will cover transaction rules. Applying a process for recording transactions will reduce the likelihood of making bad assumptions and learning rules that do not apply in all cases.

It is possible to learn rules that apply in only some cases, requiring the unlearning of these rules when we move to cases where they do not apply. Learning rules that do not apply in all cases should be avoided because unlearning rules in cases where a bad rule does not apply is tough.

Learning and applying the steps below for recording transactions helps avoid problems, eliminating the need to unlearn false concepts in the future. These same rules will apply when we move to learning debits and credits at which time we will build on these rules, applying more concepts to the balancing ideas developed here.

Transaction Rules:

· Every transaction will affect at least two accounts.

· Every transaction will keep the accounting equation in balance.

Transaction thought process

When first learning transactions we will repeat this thought process for each transaction, the thought process being designed to make the recording of transactions as easy as possible, and avoid learning rules that are not always applicable. This process will make more sense as we work through transactions. Working transactions is the only way to understand the double entry accounting system fully.

We will now go through common financial transactions, transactions needed by most any business, and analyze them using the accounting equation and our set of rules and thought processes.

We will start off looking at transactions involving cash, cash being the most common account affected. Understanding how cash is affected will act like an add, or crutch, when considering the other account or accounts effected in the transaction.

First, imagine a situation where the cash goes up because the company received cash, and consider possibilities for the other account affected.

We know that at least one other account will be effect and that the accounting equation must remain in balance. If there is only one other account effected we are left with just three possibilities to keep the accounting equation in balance. Either the liabilities went up, equity went up, or another asset account also went down. Below are examples of each.

If cash went up because of a business receiving a bank loan, then liabilities would also go up, keeping the accounting equation in balance.

If cash went goes up do to collecting cash for work the company did then revenue or income would also go up, revenue being part of equity.

If cash went up because we are receiving money for work done in the past we would also reduce the accounts receivable account, an asset account representing money owed to the company for past work completed.

It is possible to use an expanded accounting equation, listing all accounts under each account type, forming a kind of trial balance which can be used to create the financial statements. We will not be using this format here because it is not an efficient way to generate financial statements and gives the impression that debits and credits are not needed, which is not a good impression to give.

To understand double entry accounting and how financial statements are created, the accounting equation is not sufficient, and debits and credit will be needed. We will introduce how debits and credits work later, but the concepts will build on the concepts we learn here working with the accounting equation.

Below are more common transaction and the effect on the accounting equation:

Owner invests cash into the business:

The asset account of cash goes up as well as equity, the amount owed to the owner. Equity goes up because the business basically owes the cash back to the owner. When investing cash into a business, an owner is hoping to receive a return on investment and be able to withdraw cash from the business in the future, to be used for personal use.

Purchase of supplies for cash:

The asset of cash goes down, but another asset of supplies goes up, the net result being no change in any account type of the account equation. The result of a transaction with no change to the accounting equation is one reason debits and credits are a more efficient way to record transactions then the use of the accounting equation. We will record much the same transaction using debits and credits later.

The increase in supplies is an increase in an asset type account rather than an expense type account, expenses being part of equity, because of the accrual accounting principle of matching. When the supplies are purchased, they have not yet been used to help generate revenue but will help to generate revenue in the future. Supplies will be expensed in the time they are used or consumed to help generate revenue.

Supplies will be our introduction to an inventory system because supplies will be tracked in a similar way as inventory. The recording of supplies will start with reporting supplies as an asset, followed by the counting of supplies at end of a time period, like a month, to determine how much has been used, and then the recording of the decrease is the supplies asset account and recording of the supplies utilized in the supplies expense account.

Supplies may be expenses when purchased if the amount is not material, not significant to decision making, because expensing the supplies is an easier process than capitalizing as an asset when the amount is not significant to decision making. For example, if we purchased two years’ worth of paper-clips for $100 we may just expense the purchase because the cost of $100 is not significant to decision making, $100 not being an amount that will impact financial statement user choices.

Purchase Supplies on Account – No Cash:

Because no cash is effected, we will first consider what is received, that being supplies in this case. The asset account of supplies will go up, and the liability account of accounts payable will go up. The accounts payable account is like a credit card account, going up when we purchase on account and going down when we pay off the balance owed.

Pay Cash for Telephone Service:

The asset account of cash will go down and the expense account of telephone expense will go up, bringing equity down. Expense accounts can be confusing when considering the effect on the accounting equation because expense accounts are temporary accounts and are part of the equity section of the accounting equation. Expenses represent the consumption of assets or the incursion of liabilities to help generate revenue. Assets consumed or liabilities incurred to help generate revenue will bring down equity, equity calculated as assets minus liabilities.

Completed Work on Account – No cash received:

If no cash is effected, we will consider what was received, that being an “I owe you” from a customer in this case. An asset of an “I owe you” from a customer seems strange at first, a promised payment not being tangible, but a promise to pay does have value even though there is a chance it will not ever be received. Accounts receivable is the account representing an “I owe you” from customers, an asset account showing value due for work done.

The asset of accounts receivable will go up, and revenue or income will go up, increasing the equity section of the accounting equation. Revenue is a temporary account representing income that has been earned, and temporary accounts are part of the equity section.

Payment for Amount Owed for Past Transaction:

Cash will go down, and liabilities will go down. Paying cash for a transaction that happened in the past, for value received in the past, means we are paying off a liability, like paying off a credit card. Accounts payable is the most common liability account for most companies, representing what is owed to third-party vendors. When we pay off a balance that is due the liability account of accounts payable will go down.

Financial statements are the end goal of financial accounting, the final product most useful to external users like investors, creditors, and customers. Financial statements include the balance sheet, the income statement, the statement of equity, and the statement of cash flows. We will concentrate on the first three statements here and move to the statement of cash flows later.