Au cours de la dernière année et demie, la téléconférence est passée d’un concept d’avenir à une réalité. Les établissements d’enseignement et les entreprises se sont appuyés sur des applications de visioconférence comme Microsoft Teams, Zoom et Google Meet pour rester à flot pendant la pandémie, et même avec le retour à la normale, certaines organisations cherchent toujours des moyens d’intégrer le travail à distance autant que possible.

Si vous souhaitez rendre vos réunions plus productives, Microsoft Teams offre la possibilité d’enregistrer vos réunions. Ceci est utile dans les situations où vous souhaitez revoir ce qui a été discuté lors d’une réunion ou pour aider ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion et les mettre au courant des sujets qui ont été discutés. Dans cet article, nous vous aiderons à comprendre comment fonctionne l’enregistrement d’une réunion sur Teams et comment vous pouvez commencer à l’utiliser pour vos réunions.

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Qui peut démarrer un enregistrement sur Microsoft Teams ?

Vous pouvez utiliser les réunions d’enregistrement sur Microsoft Teams si vous remplissez les conditions suivantes :

• Vous êtes soit l’organisateur de la réunion, soit un membre de la même organisation que l’organisateur de la réunion. Les participants externes d’autres organisations ne peuvent pas enregistrer de réunions sur Teams.
• Vous possédez l’une des licences suivantes : Office 365 Entreprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium ou Business Essentials. Utilisateurs gratuits IMPOSSIBLE d’enregistrer des réunions sur Teams.
• L’option d’enregistrement des réunions est activée par votre administrateur informatique.

Lorsque vous avez rempli les critères susmentionnés, vous pouvez démarrer ou arrêter un enregistrement dans Microsoft Teams.

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Qui peut voir que la réunion est enregistrée ?

Lorsque vous commencez à enregistrer une réunion sur Microsoft Teams, tous les participants à la réunion reçoivent une notification indiquant que leurs réactions sont enregistrées et transcrites. Les participants pourront voir cette notification sur n’importe quel appareil sur lequel ils utilisent Teams, y compris les clients de bureau Microsoft Teams, l’application Microsoft Teams sur Android et iOS et l’application Web Microsoft Teams. Même les participants qui ont rejoint la réunion en se connectant peuvent entendre une notification lorsqu’une réunion est enregistrée.

Il est important que vous demandiez le consentement de toutes les personnes impliquées dans une réunion avant de commencer à enregistrer et à transcrire leur conversation. Certains endroits exigent que vous demandiez légalement la permission de tout le monde avant qu’une réunion ne soit enregistrée.

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Choses à garder à l’esprit avant de commencer un enregistrement

Avant de commencer à enregistrer une réunion à laquelle vous participez, il est important que vous sachiez les éléments suivants :

• Toutes les réunions que vous enregistrez seront envoyées à OneDrive et SharePoint de votre organisation afin que vous puissiez les partager en toute sécurité dans toute votre organisation.
• Les organisateurs ou les participants ne peuvent pas effectuer plusieurs enregistrements de la même réunion. Cela signifie que deux personnes d’une même réunion ne peuvent pas enregistrer une réunion. À la fin de l’enregistrement, le fichier enregistré sera envoyé vers le cloud et sera disponible pour tous les participants à la réunion.
• Lorsque vous commencez à enregistrer une réunion, les transcriptions en direct sont également activées automatiquement si l’administrateur informatique de votre organisation l’a autorisé. Les transcriptions peuvent être consultées pendant et après une session de réunion.
• Si vous êtes membre d’un canal où la réunion a été enregistrée, elle sera visible à jamais dans le chat de la réunion ou la conversation du canal.
• Par défaut, tous les participants de la réunion auront un accès direct aux enregistrements.
• Les participants externes et les invités ne pourront pas accéder aux enregistrements de réunion à moins qu’ils ne soient partagés avec eux.
• Lorsque l’enregistrement commence, il s’arrêtera si la personne qui a commencé l’enregistrement a terminé la session d’enregistrement ou si toutes les personnes impliquées dans la réunion l’ont quittée.
• L’enregistrement d’une réunion se poursuivra même si la personne qui l’a démarré a quitté la réunion.
• Un enregistrement peut durer jusqu’à 4 heures au maximum. Cela signifie que si vous organisez une réunion de longue durée, vous devez terminer vos discussions dans les 4 heures ou créer à nouveau un nouvel enregistrement.
• Lorsqu’un enregistrement est lancé et que quelqu’un a oublié de quitter la réunion, l’enregistrement s’arrêtera au bout de 4 heures.
• Si une réunion héberge un participant qui a une politique spécifique pour l’enregistrement de conformité, la politique de l’enregistrement sera ajustée en fonction de la politique de cette personne, même si elle appartient à une organisation différente.

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Comment commencer à enregistrer une réunion sur Microsoft Teams

Une fois que vous vous êtes assuré que vous remplissiez les conditions ci-dessus, vous pouvez facilement commencer à enregistrer une réunion sur Microsoft Teams. Pour ce faire, entrez la réunion à laquelle vous participez et cliquez sur le bouton à 3 points en haut à côté de vos autres commandes de réunion.

Lorsqu’un menu déroulant apparaît, sélectionnez l’option « Démarrer l’enregistrement ».

Cela démarrera la session d’enregistrement de votre réunion et tous les participants à la réunion en seront informés.

Comment arrêter l’enregistrement d’une réunion

Lorsqu’un enregistrement de réunion a commencé, vous pouvez y mettre fin à tout moment pendant la réunion en cliquant sur l’icône à 3 points en haut de l’écran de la réunion, puis en sélectionnant l’option « Arrêter l’enregistrement » dans le menu déroulant.

Après l’arrêt d’un enregistrement, il sera traité et envoyé à OneDrive et SharePoint de votre organisation pour que vous et tous les autres membres de votre organisation puissiez le voir. Lorsque l’enregistrement est disponible pour visualisation, la personne qui a commencé l’enregistrement recevra une notification par e-mail à ce sujet et l’enregistrement sera également visible dans le chat de la réunion ou la conversation du canal où il a été enregistré.

Où trouvez-vous les enregistrements de vos réunions Teams ?

Tout ce que fait Microsoft Teams n’est pas aussi simple que Zoom ou Google Meet. Teams utilise deux services distincts pour stocker et organiser vos enregistrements : SharePoint pour les enregistrements démarrés dans les canaux et OneDrive pour ceux effectués dans les discussions privées. Si vous vous demandez où vous pouvez afficher et partager l’enregistrement que vous avez commencé lors d’une réunion sur Teams, vous pouvez consulter la publication dans le lien ci-dessous.

Où se trouve l’emplacement des fichiers d’enregistrement et de téléchargement de Microsoft Teams ?

C’est tout ce qu’il y a à savoir sur l’enregistrement de votre réunion Microsoft Teams.

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